ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ TCE HOME INVENTORY ³ ³ ³ ³ ³ ³ Manual for the IBM, PC Compatible, & Tandy 1000 ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ Copyright 1989, 1990, 1991 by : ³ ³ ³ ³ TCE SOFTWARE ³ ³ P.O BOX 2477 ³ ³ GAITHERSBURG MD. 20886 ³ ³ (301) 963-3848 ³ ³ ³ ³ ALL RIGHTS RESERVED ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ ³ COPYRIGHT NOTICE: This manual is copyrighted and all rights ³ ³ reserved. This document may not, in whole or in part, be copied, ³ ³ reproduced,translated or reduced to any electronic medium or ³ ³ machine readable form without prior consent, in writing, from ³ ³ TCE. ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ SHAREWARE CONCEPT Home Inventory is a copyrighted program protected by both U.S. and international copyright law. You are authorized to use it without charge for a limited period of time under the terms of the TCE's license agreement. After that time, you must register & pay for Home Inventory to continue using it. Home Inventory is distributed as shareware. Shareware is commercial software distributed in an unconventional manner. Microcomputers copy information very easily. Instead of trying to make your life miserable and frustrating with complicated copy protection, shareware takes advantage of this to reach as many users as possible at the lowest cost. Anyone may copy a shareware program and distribute it to whomever they desire, provided they do not charge a fee or alter it. The program must be distributed in compressed form with all files intact. SHAREWARE ISN'T FREE However, unlike conventional distribution, shareware allows you to evaluate the product before you decide to purchase it. The price is often lower, as well, because of reduced advertising and distribution costs. It can only work with your support. If you are still using a shareware product after a couple of weeks, then it is obviously worth something to you, and you should register it. REGISTRATION INFORMATION $20.......For a single user version of Home Inventory which includes: * Registered Copy of the Latest Version * Printed Manual with Binder. * Notice of next update * 90 Day Tech Support $30.......For a single user version of Home Inventory which includes: * Registered Copy of the Latest Version * Printed Manual with Binder. * 2 Years Free update * 2 Years Tech Support * 20% discount on future orders (Preferred Customer) $15.......For an additional copies of Home Inventory which includes: * Registered Copy of the Latest Version * Printed Manual with Binder. HOW TO REGISTER To register your copy of Home Inventory, send in a completed copy of the enclosed order form (ORDER.TXT) or call TCE at (301)-963-3848 or (800)-482-4823 between 5 PM EST and 11 PM EST. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 1 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ SOFTWARE LICENSE AGREEMENT TCE Software grants the customer a personal non-transferable and non-exclusive license to use the enclosed program under the terms stated below. * The Home Inventory program and all other programs and documentation distributed or shipped with it are copyrighted works protected by U.S. and international copyright law. * Title and ownership of the software and documentation remains with TCE Software. You are granted a license to use your copy of HINV_Tutor Home Inventory only under the terms and conditions specified in this license agreement. * Home Inventory is a commercial software package. It is not free, and it is not in the public domain. It is distributed as shareware, which means that before you pay for the package, you may try it and see if you want to continue using it. You may use Home Inventory free for a trial period of up to 30 days. If you wish to continue using Home Inventory after that period, you must pay the registration fee. If you choose not to pay the registration fee, you must stop using Home Inventory and remove it from your computer! * You may use your copy of Home Inventory on a single computer. You may also install it on a computer attached to a network, or remove it from one computer and install it on a different one, provided there is no possibility that a single copy of Home Inventory will be used on more than one computer at a time. Site licenses and Home Board licenses are available from TCE. * You may copy Home Inventory for backup purposes only. If you copy the unregistered version of Home Inventory for others, the program must be distributed in compressed form with all files intact. * Any use or distribution of Home Inventory which violates this license agreement will be considered a copyright violation, and prosecuted to the full extend of the law. This license shall be governed by Maryland state law and the Federal copyright laws. TRADEMARK NOTICE TCE is a trademark of TCE. IBM is a registered trademark of International Business Machine Corp.. RADIO SHACK & Tandy are registered trademarks of TANDY Corp.. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 2 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ LIMITED WARRANTY Except as stated below this software is provided "AS IS" without warranty of any kind, either expressed or implied. * TCE does not warrant that the functions contained in this program will meet your requirements or that the operation of this program will be uninterrupted or error free. * TCE only warrants that the disk/tape on which the software is furnished will be free of error & that the software will load & run. * TCE's entire liability shall be replacement of any disk or tape not meeting TCE's limited warranty. * TCE will not be liable for any bug, error, omission, defect, deficiency, or nonconformity in any software. As a result, the software is sold "As Is" and the purchaser assumes the entire risk as to its quality and performance. GETTING STARTED WITH TCE HOME INVENTORY INTRODUCTION Home Inventory has been designed to provide the maximum HINVbility when entering any inventory list. This is accomplished through the use of eleven data columns, multiple search and sort criteria, and multiple print options. Data columns (discussed at greater length later) include: Room or Location Item Name Model Number Serial Number Date Cost Place Purchased Description Comment Search and Sort Criteria include: Search: Find Find Next Change & Replace Sort by: Room or Location Item Name Model Number Serial Number Place Purchased Description Comment ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 3 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ PRINT OPTIONS Print Report Maker A mini report generator which allows you to create your own personalized reports. Includes field positioning,line draw, header, footer, and defined areas. Almost any report that you would ever need can be defined in minutes. Inventory Report a sample reports is included on disk. This sample report can be used as is or edited to fit your own personal needs. Every TCE program has one main principal feature: EASE of Use. Home Inventory is no different. Every feature of the program can easily be used from on-screen prompts. Because the data base is contained in memory, records and information are rapidly accessed. One of the newest and most unique features of Home Inventory is pre-defining the maximum number of records that can be included based on computer memory available. When a file is loaded, the maximum record number (up to 1500) is displayed at the lower right corner of the screen. ABOUT THIS MANUAL When writing any manual or letter, one overwhelming problem always arises; identifying the reader and then writing to his/her level of expertise. TCE is designed to be used by both children and experienced computerists. Depending on your expertise, we hope you will find either the general overviews or detailed step by step operations appropriate for you. This Manual is divided up into an overview of the Main Menu Selection Window operations and a detailed description of each program. This manual was printed with the back of each page left intentionally blank. Use this space to write any needed notes or additional information supplied with future updates. Have your manual handy when calling TCE for technical assistance. SETTING COLOR SELECTION While at the Main menu screen colors can be changed to any one of 8 background or 16 foreground colors. This is done by pressing any of the following key combinations: [CTRL] and [F1] = Normal Menu Background [CTRL] and [F2] = Highlight Menu Background [CTRL] and [F3] = Normal Text [CTRL] and [F4] = Highlighted Test TCE Home Inventory will dynamically change colors as these keys are pressed. The colors you selected are save to disk, in Version 1.1 and later Versions, so that you will not have to repeat this step each time. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 4 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ HARD DISK INSTALLATION Create a Sub-Directory At the C: Drive prompt type cd\ [Enter] to select the C: Drive root directory. Once the Root Directory of your Hard Disk is selected. Type MKDIR HINV [Enter] or the MKDIR followed by the Sub-Directory name you want to create. Do a DIR [Enter] to verify the Sub-Directory was created. Copy Program to a Sub-Directory At the C: prompt type COPY A:\*.* C:\HINV [Enter] . If you name the Sub-Directory something other then HINV type the C:\ followed by that name . DISK ERROR DURING INSTALLATION TCE guarantees the program disk for Two Years. If the Disk goes bad or it is bad when you receive it return the disk to us and we will replace it Free. TCE Software P.O. Box 2477 Gaithersburg, Md. 20886 HARD DISK OPERATION Your program is now installed! To run the program switch the Sub-Directory using either cd command or chdir command. Once in the Sub-Directory type the program name and press [Enter]. TCE Home Inventory HINV_SW [Enter] Floppy Disk Operation Insert your DOS disk and boot the machine. Once the machine is running, insert your program disk in drive A. Type the program name and press [Enter]. TCE Home Inventory HINV_SW [Enter] MAIN MENU OPERATION Home Inventory's Main Menu Screen is used to access the inventory files and data maintaining features of Home Inventory. The Main Menu consists of Three Pop Down Menus: File Menu Data Menu Print Menu ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 5 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ These menus are selected using the Arrow Keys to Highlight the desired menu & display the proper Pop Down Menu. The operation of each of the menus is the same. Once the correct menu is selected, use the Arrow Keys to Highlight the desired selection and press [Enter]. FILE MENU QUIT Home INVENTORY When you have completed entering or retrieving inventory information and wish to return to DOS, use Quit Home Inventory under the FILE MENU. Use the Arrow Keys to Highlight Quit Home Inventory and Press [Enter] to select. The program will close all files, clean up memory, and return you to the DOS prompt. ABOUT Home INVENTORY At the FILE MENU, use the Arrow Keys to Highlight About Home Inventory and Press [Enter] to select. A Window with the version number and a message from TCE will appear. Use this version number when calling for technical assistance or requesting an Update. As always TCE has tried to bring you High Quality Software at a reasonable price. Please take time to read our personal letter to you, our valued customer. Press [Enter] to Continue. You will return to the Main Menu screen. DATA MENU The Data Menu is used to Create and/or Edit a Home Inventory File (data base). CREATE FILE At the DATA MENU, use the Arrow Keys to Highlight Create File and Press [Enter] to select. You will be prompted to Type in FILE NAME. If you type in a file name that already exists, a message will appear: File Already Exists Press [Esc] to Continue If you attempt to enter a new data base without a file name or an invalid file name, a message will appear: Invalid File Name Press [Esc] to Cancel Once the File Name has been entered, Home Inventory will create the file on disk and switch automatically to the Browse Screen. To modify or add information, see Browse Screen Operation. EDIT FILE At the DATA MENU, use the Arrow Keys to Highlight Edit File and Press [Enter] to select. A list of existing data bases will be presented. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 6 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ Use the Arrow Keys to select the one to be edited and Press [Enter]. The program will load the inventory data base in to memory and switch immediately to the Browse Screen. To modify or add information, see Browse Screen Operation. PRINT MENU The final Menu at the Main Menu Screen is the Print Menu. Use the Arrow Keys to access Print and the Arrow Keys to access specific print functions. PRINTER SET UP The Printer Set Up Screen will define the printer parameters to be used on all of the reports you create. It can be changed at any time to accommodate specific report requirements. Use the Arrow Keys to access individual fields within this screen. Set Up String Provides for specific and unique printer information (see printer instruction book) to be entered for specific requirements i.e., increasing the number of characters per inch. Each three digit entry must be followed by a /. For example, to compress to 16 characters per inch on an Epson printer, enter 027/064/015/027/048 into the Set Up String field. Margins The next three fields provide for two digit margins for Left, Top and Bottom. The right margin will be defined within the report generator. Page Length Enter two digit page lengths up to a total of 99. Create Report Use the Create Report Menu to construct specific report formats to fit your individual requirements. Highlight Create Report and press [Enter]. A block will appear asking you to Type In Report Name and press [Enter]. Type in up to a seven character file name. If you type in a file name that already exists, a message will appear: File Already Exists Press [Esc] to Continue If you attempt to enter a new data base without a file name or an invalid file name, a message will appear: Invalid File Name Press [Esc] to Cancel Once the File Name has been entered, a Report Format Screen will be presented. Please note that at the top of the screen, the file name you entered will be presented with an extension (.SPF) assigned by the program. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 7 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ PRINT REPORT FUNCTION KEY COMMANDS At the bottom of the screen there are seven function key commands in parenthesis. In each case, the purpose of those commands is displayed immediately below them. These will be discussed in detail in this section. The Print Report Function Key Commands are: [F1] Move Field [F2] Position Field [F3] Line Draw [F4] Position Footer [F5] Position Header [F7] Delete Field [ESC] Quit As you read through the following information, remember that the term "field" refers back to the Inventory Files you previously created. When you have completed constructing the report to your specific requirements, you will be assigning the specific Inventory File to the report (see Print Report). [F1] Move Field allows you to reposition any field in the report to any place on the screen. Position the cursor on the field to be moved (field must first be defined and positioned using the F2 key) and press [F1]. Note that the field goes from a shaded area to a series of small vertical lines. The small vertical lines will then move with the cursor to aid you in defining exactly where you wish the field positioned. Move the cursor to the location on the screen where the field is to begin and press [F1], [F2], or [Enter] (note on screen instructions at the top of the screen). The shaded area will then move to the new location. [F2] Position Field allows you to select a field and initially position it. When you press [F2], a window will be displayed at the center of the screen containing all Fields in an inventory. Use the Arrow Keys to select the field to be placed on screen. If a field has already been selected and displayed, it will appear in light blue. Those fields not yet selected will be displayed in yellow. As you move the cursor, note that it will bypass those fields already included in the report. When the desired field is highlighted, press [Enter]. The field will appear at the upper left of the screen as a series of short blue lines. Move the field using the Arrow Keys to the desired screen position and press [Enter], [F1] or [F2] (see instructions at the top of the screen). If further repositioning is desired, follow the instructions under F1 above. NOTE - THE FIELD NAME THAT CORRESPONDS TO THE CURSOR LOCATION (WHEN POSITIONED OVER A FIELD) WILL APPEAR AT THE LOWER LEFT OF THE SCREEN. The Field Name label will allow you to keep track of where you have positioned various fields as you build the report. The lower right of the screen contains the Row and Column location of the cursor. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 8 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ [F3] Line Draw is a feature that allows you to underline fields typed in data (discussed later in this section) or create boxes for specific fields or, if desired, for the entire report. The uses of Line Draw are limited only by imagination. To begin the line, position the cursor at the screen location where the line is to begin and press [F3]. Use the Arrow Keys to draw the line in any direction. Press [F3] or [Enter] to turn off Line Draw (see instructions at the top of the screen). To remove a line, use backspace or space bar using the Arrows to position the cursor. [F4] Position Footer allows you to position the record footer at any point on the screen. Simply position the cursor where the footer is to go and press [F4]. The footer will be repositioned on screen. [F5] Position Header allows you to position the record header at any point on the screen. Simply position the cursor where the header is to go and press [F5]. The header will be repositioned on screen. [F7] Delete Field allows you to remove any field from the report. Position the cursor at any place in the field (name will appear at the bottom after "Field Name:) and press [F7]. The Field will be removed, but will be available for future use by pressing [F2] and following the directions above. [ESC] Quit will enable you to leave the screen and return to the Main Menu. If you are using one of the Function Keys, [ESC] will return you to the report screen. When constructing the report, you may type in constant information at any place on the screen. For example, there is one line available above the header to type in a title (or anything you wish). You can see this used in the sample report. Edit Report When Edit Report is chosen from the Print Menu, those reports previously created and saved to disk will be presented. Use the Arrow Keys to select and press [Enter]. The Report Screen will be displayed. Print Report At the Main Menu, select Print and use the Arrow Keys to highlight Print Report and press [Enter]. A Pop Down Menu will appear with the Report Formats you created. Select the desired Format using the Arrow Keys and press [Enter]. A second Pop Down Menu will appear with all Inventory Files you previously created. Select the desired File using the Arrow Keys and press [Enter]. At this point, you have matched a report format with an inventory file. You must now determine if all or part of the information contained in your report format is to be printed. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 9 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ After you have selected the File, the computer will clear buffer space and indicate on the screen that the file is being loaded. At that time, a Print File Screen will be presented. At the top will be the File Name you selected. In the center will be a window with two options. Use the Arrow Keys to select your option. Print All When Print All is selected, press [Enter]. Ensure that your printer is on, properly connected and has paper. A Printing Screen will appear. To stop printing, press [Esc] to return to the Main Menu Print Menu. Selective Print When you highlight Selective Print and press [Enter] a full Search Criteria Window will be presented. Use this to select which items from the selected Inventory File will be printed using the Print Format you selected. For example, if you desire to print only those items in the Audio/Visual Category from the enclosed sample, simply type in Audio/Visual in the Category/Subject line and press F1 to begin printing. The computer will select the Audio/Visual portion of your file and begin printing. The files to be presented can be further defined by filling in additional fields ( e.g., Audio/Visual under category and Television under Item Name) When printing is complete, the program will return you to the Print Menu at the Main Menu. BROWSE SCREEN The Browse Screen is used to browse through the file or edit the file. You will see that near the bottom of the screen is a line beginning with Drive/Directory information as well as the file name you selected with an extension (.SIV) assigned by the program. When selecting data files, you will see this assigned extension after each file name. Also note that at the end of that line is the current highlighted record as well as the total number of records that can be included in this file. The total number of records will vary depending upon the type and memory availability of your computer. This total is determined by the computer when the program is loaded and is displayed to aid you in planning how to make the best use of available record space. The records are displayed horizontally and the current record is highlighted in reverse video. When [Enter] is pressed, the highlighted record will be displayed in the Edit Window. You can browse through your records using the browse window with the following keys. BROWSE SCREEN KEY COMMANDS [UP] Positions you on the previous record [DOWN] Positions you on the next record [ENTER] Open Edit Window (For highlighted record) [ESC ] Activates Pop Down Menu located at the top of the screen. [Page Up] Moves you -16 records [Page Down] Moves you +16 records [Right Arrow] Scrolls screen to the right ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 10 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ [Left Arrow] Scrolls screen to the left [Tab] Scrolls the screen 20 places to the right [Shift + Tab] Scrolls the screen 20 places to the left [End Key] Scrolls all the way to the right side of the screen [Home] Brings you back all the way to the left side of the screen [F1] Find Next . [F3] Copy Record to buffer. [F4] Paste Record from buffer. [F6] Erase Record. [F7] Delete Record and Compress file. [F10] Activates Pop Down Menu located at the top of the screen. EDIT WINDOW The Edit Window for the highlighted record will be presented on the screen. All column headers for the record can be completed from this screen. Use [Enter] or the Arrow Keys to move between columns(fields). At the bottom of the screen are five key commands: [Pg Up] Open the window for the previous record (record number will be displayed at the bottom right of the screen.) [Pg Dn] Open the window for the next record (record number will be displayed at the bottom right of the screen.) [Up] Move to previous field [Down] Move to next field [ESC] Close Window and return to the file display [F3] Copy Record to buffer. [F4] Paste Record from buffer. [F6] Erase Record. [F7] Delete Record and Compress file. To enter data in the fields, simply highlight the field to be completed and make the entry. The number of characters available for each field are as follows: Room or Location 24 Item Name 30 Model Number 20 Serial Number 20 Date 8 Cost 11 Place Purchased 20 Description 57 Comment 57 When you have completed a record,Press [Esc] to return to the file, or Page Up or Page Down to open windows for other records. If you are looking for specific records or types of information from within existing records, that information can best be found and/or changes made using the Pop Down Menus at the top of the file screen. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 11 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ FILE MENU The File Menu allows you to save your record entries while editing (Save). You may also save the file and return to the Main Menu (Save and Exit) or return to the Main Menu without saving (Exit without Save) the data entries you made while the file was in memory (will not effect data already saved to disc). The Compress File feature of the File Menu removes any blank record spaces you may have deleted while editing. For example, if record 3 following records up one space to fill the blank line. The feature enables you to make the most efficient use of record space. The program will automatically compress the File when saving to disc. Access the File Menu by pressing [Esc] or [F10] from the Main Inventory Screen. Use the Use the Arrow Keys to access the desired function within the File Menu. EDIT MENU The Edit Menu enables you to reposition, copy or remove records. Before activating the Pop Down Menus, highlight the record to be manipulated while still at the Main Inventory Screen. When highlighted, activate the Pop Down Menus by pressing [Esc] or [F10 ]and move to the Edit Menu by using Arrow Keys. Choose the desired function by using the Arrow Keys. To copy a record into memory, highlight Copy Record & press [Enter]. You will be returned to the Main Inventory Screen. At this time, move the cursor to an empty row, return to the Edit Menu, highlight Paste and press [Enter]. The record will be entered into the highlighted row. If you highlighted a row containing a record, Paste will substitute the copied record for the existing one which will be deleted from the file. The Erase and Delete Functions are essentially the same. The primary difference is that when you Erase a record, the row will remain blank. When you Delete a record, the file will compress to fill the blank row. Each of the functions in the Edit Menu have a corresponding function key for use at the Main Inventory Screen. This eliminates the need to move between the Inventory Screen and the Edit Menu. For example, simply highlight a record to be Copied and press [F3]. To Paste, Highlight an empty row and press [F4]. [F3] Copy Record [F4] Paste Record [F6] Erase Record [F7] Delete Record SEARCH MENU Access the Search Menu by pressing [Esc] or F10 from the Main Inventory Screen. Use the Arrow Keys to access the desired function within the Search Menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 12 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TCE Home Inventory ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ The Find feature of this menu allows you to locate a file using information contained in any field. Highlight Find and press [Enter]. A blank Search Criteria Window will appear. Simply Highlight the Field(s) to be used in the search and enter the information. When completed, press [F1] and the first record that corresponds to the search criteria will be highlighted. You can find additional records by either highlighting and entering Find Next at the Search Window or continuing to press [F1] at the Main Inventory Screen. Each time [F1] was used, the program will highlight the next record that fits your search criteria. If you find that your search criteria was not specific enough, or you wish to change a search field, return to the Search Menu and enter Repeat Find. The Search Criteria Window you previously filled in will be presented. When changes have been made, press [F1] to repeat the Find Operation. SORT MENU Access the Sort Menu by pressing [Esc] or [F10] from the Main Inventory Screen. Use the Arrow Keys to access the desired function within the Sort Menu. Use the Arrow Keys to highlight the Field to be sorted. When the field is chosen, press [Enter]. The program will arrange all records in the File either numerically (low to high) and/or alphabetically. If both numbers and letters appear in the same field, the numbers will be sorted first, followed by the letters. When sorting, the program will automatically compress the file and will display a counter of records being sorted. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 13